Oletko huomannut, miten yhtiöt voivat kadota – mutta Google-tilit eivät? Monet yritykset unohtavat siivota pilvitilejä, ja työntekijän poistuessa hänen pääsyään eri järjestelmiin ei välttämättä poisteta.
Tiedätkö edes, mitä kaikkia pilvitilejä yrityksessäsi on? Todennäköisesti aivan liikaa! Tämä on kuitenkin vain jäävuoren huippu. Moni organisaatio ei oikeasti tiedä, mitä tilejä työntekijöillä on käytössä, eikä pysty hallinnoimaan niitä kunnolla. Jo pelkkä maksujen seuraaminen on vaivalloista – puhumattakaan lisenssien ja salasanojen hallinnasta.
Tilanne korostuu erityisesti silloin, kun työntekijä lähtee yrityksestä. Työkone on tyhjennetty ja sähköposti suljettu – mutta pian ilmestyy outoja veloituksia yrityksen luottokortilta. Ongelmia riittää: kuukausimaksut voivat kertyä merkittäviksi, tilille ei enää päästä käsiksi, eikä maksujen lopettaminen onnistu helposti. Vaikka maksut saataisiin katkaistua, tallennettu data jää edelleen palveluun.
Kyse ei ole vain kustannuksista – kyse on myös tietoturvasta ja lakisääteisistä velvoitteista. Jos tililtä ei voida poistaa dataa hallitusti, se voi johtaa asiakas- ja tietovuotoihin. Tästä voi seurata esimerkiksi GDPR-rikkomuksia ja tuntuvia sakkoja.
Yritykset huomaavat usein tilanteen liian myöhään, kun eivät enää pääse käsiksi entisen työntekijän tiliin – ja ”Unohtuiko salasana?” -toiminto ei auta. Moonsoftilla törmäämme tähän tilanteeseen aivan liian usein. Kun sähköposti ei enää toimi eikä tilin palautus onnistu, ollaan ongelmissa.
Hyvin ohjeistettu ja käytössä oleva salasanojen hallintaohjelma maksaa itsensä nopeasti takaisin. Viime kädessä tilille pääsemiseksi voi joutua ottamaan yhteyttä pilvipalveluntarjoajan tukeen – ja silloinkin prosessi voi olla pitkä ja vaikea. Tuen on voitava varmistaa, että olet tilin laillinen haltija, ennen kuin mitään voidaan poistaa.
Yrityksellä pitäisi olla selkeä käsitys siitä, mistä kaikesta se maksaa. Moni maksu tapahtuu työntekijän omalla luottokortilla – vaikka ohjelmistoa käytetään yrityksen liiketoiminnassa. Tämä voi tuntua helpolta, jos kulut saa korvattua. Mutta silloin yritys maksaa jostain, jota se ei itse hallinnoi. Eikä heillä ole käsitystä, mitä tietoa, ideoita tai liikesalaisuuksia palveluun on tallennettu.
